Allegati controllati anche dopo l'invio.

Informatica.

Allegati controllati anche dopo l'invio.

docTrackr è un'estensione del browser che permette di limitare e controllare gli accessi agli allegati inviati tramite Gmail .

Sono molte le estensioni del browser che permettono di aggiungere funzioni a Gmail, il servizio di Web mail più diffuso. Una delle più interessanti è docTrackr; da agli utenti la possibilità di tracciare, e al limite distruggere da remoto, gli allegati che spediscono tramite il servizio di posta elettronica di Google. L'utente ha la possibilità di stabilire chi può leggere e cosa, per evitare usi impropri dei documenti spediti. Vediamo come funziona con Chrome.

1] Se non vogliamo cercare l'estensione sullo store del browser Chrome, possiamo collegarci al seguente indirizzo: www.doctrackr.com e procedere all'installazione da lì.

2] Automaticamente viene ricaricato Gmail: appare una finestra che illustra le caratteristiche del servizio e possiamo già utilizzare l'estensione. Ma vediamo come funziona.

3] Facciamo clic su Scrivi per comporre una nuova email, quindi alleghiamo un documento, per esempio in formato PDF, il servizio supporta anche i file di Office e avverte che più avanti saranno supportati anche altri formati.

4] Dopo avere scritto il testo del messaggio, noteremo che il solito pulsante degli allegati ha cambiato icona: ora è protetta da uno scudo blu. Facciamoci clic sopra per scegliere i file da includere nel messaggio.

5] La prima volte che usiamo docTrackr bisogna registrarsi, creare un account. È sufficiente farlo dalla finestrella che appare di fianco alla finestra di composizione dell'email.

6] A questo punto parte l'upload del file PDF, che diventa un allegato tracciabile. Quando l'upload è terminato, possiamo inviare l'email, dopo avere visualizzato il messaggio di complimenti per il successo dell'operazione.

7] Ci comparirà un altra finestra. Qui possiamo decidere che cosa può fare il destinatario dell'email, una volta ricevuto l'allegato. Può aprirlo [Viev], stamparlo [Print], modificarlo [Edit]. Sta a noi decidere.

8] Sopratutto possiamo decidere di porre all'allegato una sorta di scadenza, dopo la quale il PDF non potrà essere letto.

9] Dopo l'invio dell'email, un messaggio avverte che docTrackr permette di controllare tutti gli allegati inviati grazie a una dashboard. Facciamo clic su: “ Go to my dashboard” per accedere al pannello di controllo.

10] Nella dashboard si trovano elencati tutti i documenti inviati che sono tracciati: in questo caso ce n'è solo uno.

11] Con un clic su ogni documento tracciato vi è la possibilità di visualizzare una serie di statistiche che riguardano gli accessi al file. Il file può essere scaricato da qualsiasi computer collegato a Internet, è caricato sulla nuvola.

12] Vi è la possibilità grazie al comando” Upload document” che si trova sotto forma di icona nella barra in alto, di caricare un file direttamente da questa pagina, per poi decidere a chi e come inviarlo.

13] Adesso distruggiamo un documento che è passato di scadenza, eventualmente impostata come abbiamo visto al passo 8. Ci basterà aprire la scheda relativa al documento e premere il comando Remove in alto a destra. Così facendo nessuno potrà più accedervi.