Open Office conosciamolo bene.

Mauro Goretti & Aramini Parri Lucia

Open Office conosciamolo bene.

La suite OpenOffice.org offre una serie di utili funzioni automatiche,come il completamento delle parole e la

correzione ortografica durante la scrittura. Utilizzate nel modo corretto permettono di risparmiare tempo ed

evitare errori.

Al giorno d'oggi da un programma di elaborazione testi ci aspettiamo qualcosa in più che la semplice possibilità

di scrivere e salvare documenti:vogliamo un'applicazione "intelligente"che ci permetta di risparmiare tempo ed

evitare inutili errori.Sempre più spesso ci affidiamo a funzioni automatiche per alleggerire il nostro carico

di lavoro.La suite OpenOffice.org non solo offre le più classiche funzioni di correzione automatica(sostituizione

in tempo reale in caso di errori di battitura,inserimento elenchi numerati e puntati),ma addirittura ci suggerisce

il completamento ideale delle parole che stiamo scrivendo:nel 70% dei casi riesce a indovinarle con successo.

Tuttavia queste funzioni non sono di certo infallibili,è normale che ogni automatizzazione basata su una regola

abbia le sue particolarità e che ogni tanto siano necessarie delle eccezioni(e il nostro intervento "manuale").È

davvero semplice adattare le funzioni automatiche alle proprie esigenze in modo che si rendano utili in svariate

situazioni,diventando delle valide alleate piuttosto che acerrime nemiche.

CONSIGLIO:Qualsiasi funzione automatica si può annullare con "Annulla"dal menu "Modifica",oppure con la combinazione di tasti:

<Ctrl>+<Z>.In questo modo viene annullata solo la modifica della funzione automatica,non ciò che però

abbiamo immesso.Sfruttiamo questa possibilità se vogliamo usufruire delle funzioni automatiche escludendo i casi particolari.

COMPLETAMENTO DEI VOCABOLI

La prima funzione automatica che incontreremo già dopo poche battute,quasi senza accorgersene,è il completamento

dei vocaboli.Durante la scrittura,questa funzione ci propone modi per completare i vocaboli che iniziamo a scrivere.

L'immissione di poche lettere basta per ottenere una proposta.In questo modo non dobbiamo scrivere la parola fino

alla fine,ma possiamo accettare la proposta premendo <Invio>.Se la proposta non corrisponde alla parola che stavamo

immettendo possiamo ignorarla continuando a scrivere.Il principio del completamento delle parole è semplice:OpenOffice.

org "memorizza"le parole da noi scritte e prova a riproporle al momento opportuno,tuttavia queste devono essere

composte da almeno 5 caratteri(l'impostazione predefinita per il completamento è di 10 caratteri).Basta un'immissione

di tre lettere per ricevere la proposta di completamento.In base alle parole che sono state raccolte,possono esserci

più di una parola che si adatta alla nostra immissione,possiamo utilizzare la combinazione di tasti <Ctrl>+<Tab> per

cambiare da una proposta all'altra e scegliere quella desiderata.

CONSIGLIO:di solito non vogliamo concludere un titolo o un elenco con un punto,ma preferiamo andare direttamente

a capo e cominciare un nuovo paragrafo.Per evitare che OpenOffice inserisca il punto alla fine della frase dobbiamo

premere <Esc> per annullare la proposta e poi andare a capo.

CONFIGURARE IL COMPLETAMENTO DEI VOCABOLI:

Se qualora il completamento dei vocaboli propone parole scritte in modo

errato,o abbiamo l'impressione che vengano proposti troppi vocaboli(o troppo pochi),dobbiamo modificare le impostazioni

standard della funzione e adattarle alle nostre esigenze.Apriamo la finestra di dialogo relativa scegliendo la voce

"Opzioni di correzione automatica"dal menu "Strumenti".Nella scheda "Completamento parola"troviamo,oltre alle

impostazioni generali,anche una lista di parole già salvate.

Possiamo scorrere questa lista manualmente ed eliminare le parole non desiderate premendo il pulsante "Cancella voce".

Inoltre possiamo decidere con quale tasto accettare la parola proposta:oltre al tasto standard <Invio>,possiamo

scegliere tra <Barra spaziatrice>,<Fine>,<Freccia destra> e <Tab>.Le impostazioni standard prevedono un minimo

di 10 caratteri per le parole da completare e un massimo di 500 voci salvate nella lista dei vocaboli:quando le

parole raggiungono questo numero il programma sostituisce in automatico i termini meno utilizzati con quelli più

recenti.La lista può arrivare a contenere fino a 10.000 voci.Il programma continua a memorizzare le parole quando

scriviamo testi:più lo usiamo,maggiori saranno le parole per il completamento.Se non vogliamo far crescere la lista

possiamo disabilitare questa funzione togliendo la spunta dall'opzione "Raccogli parole".Se invece vogliamo sfruttare

il completamento automatico solo in un singolo documento,ma non permettere che le parole temporaneamente memorizzate

siano disponibili per altri documenti,dobbiamo togliere la spunta da "Prima di chiudere un documento salva l'elenco

per poterlo riutilizzare".In questo modo la lista verrà svuotata alla chiusura del documento attivo.Se siamo disturbati

dal completamento automatico che scrive immediatamente la parola evidenziandola,possiamo attivare la visualizzazione

come suggerimento.Sopra ogni parola compare un piccolo box che contiene la parola suggerita:premiamo <Invio> per

accettare la proposta come in precedenza.Se abbiamo attivato il controllo ortografico automatico,nella raccolta delle

parole vengono considerati solo i termini presenti nel dizionario.In questo modo evitiamo che OpenOffice.org registri

anche le parole scritte in modo errato e possa proporci soluzioni ortograficamente sbagliate.Facciamo attenzione a

registrare termini tecnici e nomi propri senza errori di battitura.

CONSIGLIO:Se siamo disturbati dalle linee ondulate rosse sotto alle parole sconosciute,ad esempio se stiamo scrivendo un documento con molti termini tecnici in lingua straniera,possiamo disattivare il controllo ortografico durante la :

digitazione,e preferire un controllo ortografico sull'interno del documento stesso alla fine della composizione.

Scegliamo "Ortografia e grammatica" dal menu "Opzioni" e disabilitiamo la voce "Controllo ortografico durante la

digitazione".

SOSTITUZIONE AUTOMATICA

Gli errori di battitura non fanno perdere tempo solo ai neofiti.Sopratutto quando si scrive velocemente con dieci

dita può capitare di sbagliare e invertire le lettere,come ad esempio scrivere "epr"al posto di "per".Con l'aiuto

della funzione "Sostituzione automatica" possiamo far fronte ai più tipici errori di battitura sostituendo

automaticamente la parola sbagliata con quella corretta.La sostituzione avviene solo se il termine è isolato da

uno spazio o è seguito da una virgola.Ad esempio "epr",sarà sostituito con "per",ma "eprmettendo" non sarà corretto

in "permettendo",nonostante la "p" sia effettivamente invertita rispetto alla "e".Come può OpenOffice conoscere le

parole corrette?Semplicemente la sostituzione si basa su una lista già pronta con i più tipici errori di battitura

e le relative correzioni.Fortunatamente la versione per Linux presenta una lista già pronta per la lingua italiana

e possiamo aggiungere altri vocaboli personalizzati.

CONSIGLIO:Se per una volta,in un caso eccezionale,non vogliamo accettare una correzione automatica,possiamo annullare da:

"Modifica,Annulla" o con la combinazione di tasti <Ctrl>+<Z>.Troviamo la lista dei termini predefiniti all'interno

della finestra di dialogo della "Correzione automatica" nella scheda "Sostituzione"("Strumenti,Opzioni di correzione

automatica").Per eliminare un termine dobbiamo evidenziarlo e poi premere il tasto "Elimina".Per aggiungere un nuovo

termine scriviamo direttamente nel campo "Sostituisci" la parola da sostituire e dentro "con" la parola che prenderà

il suo posto:premiamo il pulsante "Nuovo" per memorizzarlo.

CONSIGLIO:La lista delle sostituzioni è strettamente legata alla lingua del dizionario selezionato in OpenOffice.Dal

menu a tendina "Sostituzioni ed eccezioni per la lingua",all'interno della finestra di dialogo delle opzioni della

correzione automatica,possiamo selezionare una lingua differente e aggiornare la lista.Tuttavia sono disponibili

liste predefinite solo per le lingue principali.

SCRIVERE PIÙ VELOCEMENTE CON LA SOSTITUZIONE

Dopo un rapido sguardo alla lista preimpostata possiamo intuire che la sostituzione automatica può essere utilizzata

non solo per la correzione degli errori di battitura,ma anche per scrivere "frasi di rito",sfruttando una semplice

abbreviazione.Ad esempio possiamo scegliere di inserire "Distinti saluti" al posto di "disa",oppure "Cari colleghi"

al posto di "cc".Allo stesso modo possiamo abbreviare i passaggi che utilizziamo più spesso,o il nostro nome,senza

doverlo così scrivere per intero ogni volta.Facciamo solo attenzione a non usare abbreviazioni che potrebbero

comparire nei nostri testi,in modo da attivare la sostituzione automatica solo nei casi desiderati.

SALVARE LE PAROLE CON CARATTERI SPECIALI

A volte in alcune parole vengono utilizzati i caratteri speciali che non possiamo immettere direttamente dalla

tastiera.Registriamo tali parole e lasciamo che la sostituzione automatica faccia il lavoro per noi.Ad esempio

scriviamo "Citroèn" per sostituirlo con "Citroen".Per immettere il carattere speciale correttamente clicchiamo

con il tasto destro sul campo "con" e selezioniamo "Inserisci caratteri speciali" dal menu che compare.

Anziché inserire testo o parole direttamente nella finestra di dialogo,possiamo anche copiarlo dal documento

attualmente in uso.Scriviamo il testo o la parola e selezioniamola.Apriamo quindi la "Correzione automatica"

(Strumenti,Opzione di correzione automatica":magicamente la parola da noi evidenziata sarà già presente all'interno

del campo "Con").Scegliamo quindi l'abbreviazione da assegnarli per la sostituzione.Questo trucco consente di

registrare testi di più paragrafi.

SOSTITUIRE I TESTI FORMATTATI CON LA SOSTITUZIONE

Esiste anche la possibilità di utilizzare testi formattati per la sostituzione.Una funzione molto utile se lavoriamo

spesso con le unità di misura e simili.Nella lista troviamo già molte voci con m(2) e cm(3) che vengono immessi se

scriviamo "m2" o "cm3".Se vogliamo definire sostituzioni di questo genere,procediamo in questo modo.Scriviamo il

termine in un documento e formattiamolo,ad esempio "H20".Selezioniamo e apriamo la finestra di dialogo della

"Correzione automatica".Come abbiamo avuto modo di constatare in precedenza il termine da noi evidenziato è già

inserito nel campo "Con".Nel campo "Sotituisci" scriviamo la stessa parola non formattata,nel nostro caso h2o,senza

preoccuparci di scrivere correttamente le maiuscole e le minuscole.Affinché la formattazione venga registrata in

modo corretto dobbiamo assicurarci che l'opzione "Solo testo" sia disabilitata.Clicchiamo su "Nuovo" e confermiamo

con il pulsante "OK".

OPZIONI DI CORREZIONE AUTOMATICA

Oltre alle funzioni "Completamento automatico" e "Sostituzione" troviamo una serie di ulteriori correzioni automatiche,

con le quali risolvere la maggior parte dei problemi che dobbiamo affrontare durante la stesura di un testo.

Ad esempio abbiamo a nostra disposizione la formattazione automatica,che riconosce in automatico gli indirizzi Web

e li trasforma in collegamenti ipertestuali.Inoltre se scriviamo "1/2" il programma lo converte automaticamente nella

frazione 1/2 senza dover ricorrere a caratteri speciali.Per modificare le opzioni di correzione automatica dobbiamo

cliccare sul menu "Strumenti" e scegliere la voce "Opzioni di correzione automatica".All'interno della scheda "Opzioni"

possiamo scegliere quale tipo di correzione automatica attivare durante la digitazione.Attivando o disattivando l'opzione

nella colonna "[D]"(Formattazione/correzione automatica durante la digitazione) determiniamo se queste opzioni devono

essere inserite durante la digitazione.In alternativa possiamo decidere di attivarle successivamente spuntando l'opzione

sotto la colonna "[M]"(Formattazione automatica durante la modifica).Per lanciare una formattazione alla fine della

stesura del documento selezioniamo "Applica" dal menu "Formato,Correzione automatica".In un solo clic vengono applicate

tutte le opzioni di correzione che abbiamo attivato nella finestra di dialogo delle opzioni sotto la colonna [M].Se

scegliamo "Applica e modifica cambiamenti"possiamo disattivare in seguito le correzioni effettuate.

Se abbiamo dimestichezza con i programmi di videoscrittura sappiamo bene che per inserire un elenco numerato è sufficiente

scrivere "1".seguito dal primo elemento dell'elenco e poi premere <Invio> per convertire automaticamente il nuovo

paragrafo nel secondo punto dell'elenco.Una funzione meno conosciuta è ad esempio "Applica bordo"che,dopo una determinata

sequenza di punteggiatura,genera delle linee che occupano tutta la larghezza del foglio.Proviamo per esempio a immettere

tre o più trattini("---") o underscore("----") su una singola riga:OpenOffice genera una linea larga 0,05 pt,o Ipt.

Possiamo ottenere diverse linee doppie dall'immissione di almeno tre uguali (---),stelline (***),tildi e cancelletti

(###).

CONSIGLIO:le linee generate in questo modo non sono altro che la bordatura inferiore del paragrafo precedente.Per

eliminare questa riga spostiamo il cursore alla fine del paragrafo,subito sopra alla linea e apriamo la finestra di

dialogo del "Paragrafo"("Formato","Paragrafo").Nella scheda "Bordi"possiamo eliminare la linea sotto al paragrafo

scegliendo la voce "Nessuno"all'interno dell'elenco "Stile".L'opzione "Crea tabella"dovrebbe rendere più facile

l'inserimento di tabelle in un documento di testo.Se inseriamo una serie di trattini "-" distanziati dal simbolo

più "+"o dai tabulatori,e confermando con <Return>,OpenOffice genera in automatico una tabella che però è composta

da una sola riga.I "+"segnano le colonne,i trattini o i tabulatori indicano quanto devono essere larghe.Per aggiungere

ulteriori righe il più velocemente possibile sfruttiamo il tasto <Tab>.Nell'ultima cella di una tabella,il tasto <Tab>

implica l'inserimento di un altra riga.

ECCEZIONI DELLE CORREZIONI AUTOMATICHE

Altri due esempi delle correzioni automatiche sono "COrreggere"due lettere Maiuscole all'inizio della parola,e la

regola "Inizia ogni frase con la lettera maiuscola".Dal momento che il controllo dell'ortografia da parte del nostro

cervello si concentra più che altro su errori di battitura,questi ultimi errori spesso non vengono considerati.

OpenOffice.org li corregge automaticamente grazie alla correzione automatica e inizia ogni frase sempre con una

maiuscola.Proprio per coloro che scrivono velocemente e premono il tasto <Shift> più a lungo del dovuto è molto

pratico che vengano corrette le due maiuscole a capo di una parola.Per quanto possano sembrare sensate queste due

correzioni automatiche,sono anche due esempi tipici che presentono delle eccezioni da tenere in considerazione.

Ad esempio dopo le abbreviazioni puntate dobbiamo assicurarci che il testo continui in minuscolo,così come nel caso

di parole che richiedono davvero due lettere maiuscole all'inizio.Come fare?Dobbiamo aprire la scheda "Eccezioni"

all'interno della finestra di dialogo della "Correzione automatica" e inserire i termini che vogliamo all'interno

dei rispettivi elenchi ("Abbreviazioni dopo le quali non si continua con un carattere maiuscolo"e "Parole che iniziano

con due maiuscole").La versione 3.0.1 di OpenOffice,inclusa in Ubuntu 9.04,include già un buon elenco di abbreviazioni

italiane.Per evitare di inserire in lista più parole che finiscono allo stesso modo possiamo usare la tilde ondulata

per raggrupparle in un solo termine.Ad esempio inserendo la tilde ondulata seguita da nr. attiveremo la regola per

tutte le parole che terminano con "nr".Possiamo arricchire le due liste di OpenOffice.org anche se è attiva l'opzione

"Inserisci automaticamente".Se il correttore automatico corregge qualcosa in modo sbagliato possiamo annullare l'azione

dal menu "Modifica","Annulla",oppure premendo <Ctrl>+<Z>.In questo modo la parola viene automaticamente inserita nella lista delle eccezioni.

TESTI AUTOMATICI:"MATTONI DI TESTO"

Ci sono dei passaggi di testo che vengono sempre riutilizzati,non solo nell'ambito lavorativo.Se poi questi passaggi

sono utilizzati in contesti differenti ha poco senso creare un documento "modello".In questi casi è consigliabile

appoggiarsi ai cosidetti testi automatici.In questo modo possiamo salvare testi usati spesso -o anche formattazioni-

e ci risparmiamo di scrivere ripetutamente gli stessi paragrafi.

SALVARE I TESTI AUTOMATICI

Per salvare un eventuale testo automatico per il futuro dobbiamo selezionare i paragrafi che ci interessano dal

documento e richiamare il comando "Testo automatico"dal menu "Modifica"(in alternativa premiamo <Ctrl>+<F3> per

richiamare la finestra di dialogo.In quest'ultima sono già presenti dei testi automatici suddivisi in diverse

categorie,come biglietti da visita o intestazioni commerciali.Nella categoria "My AutoText" possiamo inserire i

nostri testi automatici.Per prima cosa selezioniamo una categoria e diamo un nome adatto da inserire nell'amonimo

campo.Questo nome servirà a trovare velocemente il testo desiderato.Sotto "sigla"immettiamo un'abbreviazione che ci

resti in memoria e che utilezzeremo per inserire il testo automatico.A differenza della sostituizione automatica

bisogna premere il tasto <F3>dopo aver inserito l'abbreviazione.Quindi anche inserendo delle parole con l'abbreviazione :

non vengono automaticamente trasformate in passaggi di testo.Ad esempio possiamo utilizzare l'abbreviazione "Banca"per

un testo riferito alla banca,trasformando la sigla nel testo automatico solo quando lo vogliamo con la pressione del

tasto <F3>.Dopo aver inserito nome e sigla,possiamo salvare il nostro testo nella categoria "My AutoText".Cliccando

sul pulsante "Testo autom."e quindi su "nuovo(solo testo)" viene salvata la sequenza di caratteri.Per registrare anche

una formattazione selezioniamo "Nuovo".Non viene considerata soltanto la punteggiatura,ma anche i tipi e la dimensione

di font,tabulatori e paragrafi.Allo stesso modo possiamo salvare anche enumerazioni,punti elencati e tabelle.Una volta

salvato il testo automatico possiamo chiudere la finestra di dialogo.

INSERIRE I TESTI AUTOMATICI

Se ora vogliamo utilizzare un testo automatico in un documento,scriviamo la sigla e premiamo <F3>. OpenOffice.org :

inserisce il testo alla posizione del cursore.Un'ulteriore possibilità di inserire testi automatici è offerta

dall'opzione "Visualizza il resto del nome nella digitazione come suggerimento"che possiamo attivare nella finestra

di dialogo dei testi automatici.Se inseriamo parte del nome di un testo automatico che abbiamo salvato in precedenza,

ci viene suggerito in un piccolo box sopra alla parola il nome completo del testo automatico.Se si tratta del testo

automatico da noi desiderato confermiamo con <Invio> per inserirlo.Se ci sono più testi automatici che iniziano con

le stesse parole,possiamo anche scorrerli con <Ctrl>+<Tab> fino a quando non appare il nome di quello da noi cercato.

TESTI AUTOMATICI CON UNA FORMATTAZIONE

Il salvataggio di testi con una formattazione particolare offre differenti modalità d'uso in Writer,che tornano utili

sopratutto in riferimento ai "Comandi di campo"o le enumerazioni complesse.Magari abbiamo già cercato un'alternativa

per inserire i comandi di campo più velocemente con un formato particolare grazie a una combinazione di tasti,piuttosto

che richiamare un comando di campo come la data dal menu "Inserisci,Comando di campo".Tuttavia usando la funzione

predefinita "Data" possiamo inserire la data solo ed esclusivamente con la formattazione GG.MM.AAAA:per cambiare

formattazione dobbiamo selezionare la voce "Altro"dal menu "Comando di campo":decisamente scomodo.Grazie al testo

automatico invece possiamo inserire velocemente tutti i tipi di formattazione del testo che vogliamo,e richiamarli

rapidamente.La prima volta dobbiamo inserirlo manualmente da "Inserisci comando di campo,Altro" nella scheda "Documento".

Evidenziamo quindi il comando di campo e salviamolo come testo automatico utilizzando il comando "Testo automatico,

Nuovo"(quindi con la formattazione).Utilizziamo la sigla "data".In questo modo avremo il particolare formato di data

da noi scelto,ad esempio "GG,mese AAAA",sempre disponibile.Così abbiamo questo formato di data sempre pronto in futuro.

Ulteriori esempi per testi automatici con la formattazione possono essere tabelle già adattate o elenchi e/o punti

numerati già sistemati che devono essere disponibili in OpenOffice.Creiamo quindi una tabella o un elenco nel documento

attuale.Per salvarlo come testo automatico selezioniamo l'intera tabella o l'elenco.Nell'elenco basta marcare anche

solo il primo punto con un testo corto,la formattazione di tutti gli altri punti viene salvata in automatico.

MODIFICARE TESTI AUTOMATICI

Se vogliamo eleborare un testo automatico a posteriori,richiamiamo la finestra da "Modifica,Testo automatico".Dalla

rispettiva categoria selezioniamo il testo automatico che intendiamo modificare.Clicchiamo sul pulsante "Testo auto."

per ottenere la lista dei comandi.Possiamo rinominare,copiare,cancellare i testi automatici o addirittura assegnare

delle macro.Selezionando "Modifica" il testo automatico appare in una finestra separata da Writer.Inseriamo le modifiche :

da noi desiderate nel documento e al momento di chiuderlo ricordiamoci di premere il pulsante "Salva".

CREARE DELLE LISTE DI TESTI AUTOMATICI

Per rendere più semplice il lavoro con i testi automatici possiamo creare una lista dei testi automatici disponibili e

delle loro relative sigle.Anziché farlo a mano utilizzeremo un macro già presente.Apriamo un nuovo documento di testo e :

richiamiamo il comando "Esegui macro" dal menu "Strumenti,Macro".Selezioniamo nella categoria "OpenOffice.org-Macro"la :

voce "Gimmicks"e infine "AutoText".Nella parte destra della finestra selezioniamo "Main".Clicchiamo poi sul pulsante

"Esegui"per creare una lista automatica contenente i testi automatici disponibili e le relative sigle.